Peut-il remplacer notre disque partagé ?

Oui, par étapes. Nous migrons les documents par type et gardons l'ancien disque en lecture seule jusqu'à ce que l'équipe se fie au nouveau système.

Peut-on utiliser la signature électronique ?

Nous nous connectons à un service de signature valable pour votre cas d'usage et votre pays, et signalons où un original papier ou notarié reste exigé.

Comment traitez-vous les documents sensibles ?

L'accès est par rôle et journalisé, et les dossiers sensibles sont restreints à des personnes nommées. Le lieu d'hébergement est votre décision et nous expliquons les options.

Retrouver n'importe quel document, savoir quelle version est la bonne et qui l'a validée

PLANIFIER MON SYSTÈME DOCUMENTAIRE

Gestion documentaire

Contrats, factures, procédures et rapports s'accumulent dans les boîtes mail, les discussions et les disques partagés. Un système de gestion documentaire donne à chaque fichier une seule adresse, une version courante et la trace de qui l'a validé.

0M+

Visites qualifiées générées

0+

Projets connectés conçus

0%

Secteurs servis

Où les documents deviennent un risque

Personne ne prévoit de perdre un fichier. Cela arrive pièce jointe transférée après pièce jointe transférée.

Des fichiers éparpillés entre boîtes mail et disques
Le contrat signé est dans l'e-mail de quelqu'un, le brouillon sur un disque et le scan dans la galerie d'un téléphone.
Cinq versions du même document
Chacun travaille sur la copie qu'il a reçue et personne n'est sûr de laquelle est la bonne.
Des validations sans trace
Un responsable a dit oui dans un message. Des mois plus tard, personne ne peut montrer quand, ni sur quelle version.

PLANIFIER MON SYSTÈME DOCUMENTAIRE

Par où nous commençons

Lister les types de documents et leur vie

Nous notons les documents que vous détenez, qui les crée, qui doit les valider et combien de temps les conserver.

Notre approche de la gestion documentaire

Étape 1
Lister les types de documents et leur vie
Nous notons les documents que vous détenez, qui les crée, qui doit les valider et combien de temps les conserver.
Étape 2
Concevoir la structure
Dossiers, métadonnées et nommage qui correspondent à la façon dont votre équipe cherche, pas à ce qu'un système informatique préfère.
Étape 3
Construire capture, versions et validations
Dépôt, numérisation ou envoi par e-mail, avec versionnement et un circuit de validation par type de document.
Étape 4
Migrer et former
Les fichiers existants sont triés et déplacés par étapes, avec une courte session pour que l'on utilise le système plutôt que l'ancien disque.

Ce que nous construisons

Ce que vous obtenez	Webtrix	Tableurs et outils déconnectés
Dépôt central avec permissionsUn seul endroit pour tous les fichiers, avec accès par rôle, équipe ou projet, et dossiers sensibles restreints.
Versionnement et validationsUne version courante unique, un historique des changements et des étapes de validation avec trace horodatée.
Recherche par contenu et champsRetrouver un document par nom, date, client, type ou mots qu'il contient, en quelques secondes.
Conservation, audit et liensRègles de conservation que vous définissez, piste d'audit des accès et changements, et liens avec votre ERP, CRM ou comptabilité.

Plateformes avec lesquelles nous travaillons

Plateformes, Intégrations & Technologies

Exploitation de plateformes de pointe, d'infrastructures cloud, d'API et de technologies d'IA pour créer des systèmes d'entreprise sécurisés, évolutifs et connectés. Les logos appartiennent à leurs propriétaires respectifs et n'impliquent aucun partenariat officiel.